Kennen Sie Sepp, Pepper, Ivy und Rose? Es sind nicht die neuesten Düfte von Chanel. Und die neuesten Trendfarben sind es auch nicht. Sepp, Pepper, Ivy und Rose sind Angestellte in einem Hotel. Sie tragen landestypische Trachten wie Dirndl und Lederhose, empfangen freundlich ihre Gäste und – sie sind allesamt Roboter. Hotels in den USA, Japan und Deutschland folgen damit einem Trend, der sich in Zukunft massiv verbreiten wird. Ob Familien-, Studenten- oder Tagungshotel, wenn es darum geht, Gäste dauerhaft zu begeistern, kommt auf lange Sicht kein Hotel um Künstliche Intelligenz herum. Welche Trends Sie unbedingt kennen sollten, was 2019 auf Ihr Tagungshotel zukommt und wie Sie Geschäftsreisende wirklich glücklich machen, lesen Sie in diesem Beitrag.

Hotellerie 4.0 – die Digitalisierung erreicht das Tagungshotel

In Zeiten von Globalisierung und Digitalisierung ist es längst normal, dass Berufstätige viel unterwegs sind und die ganze Welt bereisen. Manche von ihnen sind jeden Tag in einer anderen Stadt oder gar in einem anderen Land. Keine Frage, dass sich damit auch die Vorlieben der beruflich Reisenden ändern. Reibungslose Buchungsvorgänge, schneller Check-In bzw. Check-Out sowie optimale mobile Arbeitsbedingungen sind ihnen dabei ebenso wichtig wie angenehme Reise- und Meetingerlebnisse. Ihre Aufgabe als Tagungshotel ist es, Ihren Gästen genau diesen Wunsch nach Individualität und Personalisierung zu erfüllen. Folgende Tipps zeigen Ihnen, wie das gelingt.

Test: Wie digital ist Ihr Hotel?

Finden Sie heraus, welche potenziale der Digitalisierung Sie bereits nutzen und wo noch Verbesserungspotenzial besteht.

1. Die Basics müssen stimmen – setzen Sie auf einfache Prozesse

Jede Geschäftsreise beginnt mit einer Buchung. Schon hier können Sie den Grundstein dafür legen, dass sich die Gäste in Ihrem Tagungshotel wohlfühlen. Setzen Sie dafür auf vereinfachte und vor allem transparente Buchungsprozesse. So geben Sie Ihren Gästen das Gefühl, ein einwandfreies Buchungserlebnis zu bekommen, bei dem alle Vorgänge übersichtlich und nachvollziehbar sind. Das gilt im Übrigen auch für die Kosten. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Gäste zu jeder Zeit wissen, was sie wofür zahlen. Nutzen Sie digitale Prozesse dafür, dass auch Kostenübernahmen durch den Arbeitgeber reibungslos verlaufen und Geschäftsreisende sich im Idealfall um nichts kümmern müssen.

2. Mit Cloud-basierter Software zu qualitativ hochwertigeren Gästeerlebnissen

Papier und Stift sind out. Für Buchungs- und Zahlungsvorgänge, alltägliche Arbeiten wie Check-In und Check-Out sowie Verwaltungsaufgaben bietet sich die Arbeit mit einer cloud-basierten Betriebsführungssoftware an. Diese überzeugt mit etlichen Vorteilen. Neben einem unbegrenzten Speicherplatz für Daten, kann der Nutzer seinen Bedarf flexibel und unkompliziert skalieren, ohne dazu in neue Hardware investieren zu müssen. Manche Anbieter setzen auf flexible Kostenmodelle, sodass der Nutzer lediglich das bezahlen muss, was er tatsächlich verbraucht. So gestaltet sich die Cloud als eine kostentransparente und effektive Speichermethode für digitale Daten. Gerade im Tagungshotel sammeln sich jeden Tag sensible Daten und Informationen zu Ihren Gästen. Auch hier erweist sich eine Cloud-basierte Software als optimal, denn seriöse Anbieter arbeiten mit End-to-End-Verschlüsselungen. So kann niemand die abgelegten Daten einsehen.

Wer für die alltäglichen Arbeiten im Tagungshotel und mit Geschäftsreisenden auf cloud-basierte Lösungen setzt, kann seine Betriebsabläufe massiv optimieren. Ein orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf die Software von jedem Endgerät spart einiges an Zeit. Diese wiederum kann das Personal nutzen, um sich mehr um die Gäste und deren individuelle Reiseerlebnisse zu kümmern. So sorgt eine cloud-basierte Managementsoftware im Tagungshotel für mehr Effizienz – zugunsten Ihrer Gäste.



3. Mit mobilen Services für mehr Komfort sorgen

Eine extrem frühe oder sehr späte An- und Abreise ist oft typisch für Geschäftsreisende. Umso besser, wenn Sie ihnen dafür mit einem flexiblen und zeitunabhängigen Check-In bzw. Check-Out entgegenkommen. Mittels entsprechender Software und einer responsiven Webseite ermöglichen Sie es Ihren Gästen, sich mit nur wenigen Klicks an- oder abzumelden. Ein besonderes Highlight: die Wahl des Wunschzimmers per Smartphone. Schon heute in einem Wiener Hotel im Einsatz, begeistert diese Möglichkeit bereits etliche Geschäftsreisende. Und das ist längst nicht alles, was mobile Services möglich machen – Tipp Nummer vier verrät Ihnen mehr.

4. Schon heute das „Hotelzimmer 2020“ nutzen

Ein smartes Hotelzimmer, in dem alle Geräte miteinander vernetzt sind, in dem sich Licht und Klimaanlage über ein Tablet steuern lassen und das den Gast mit nur einem Klick mit Rezeption, Restaurant oder Bar verbindet. Das ist das Konzept des Hotelzimmers 2020 – und leider noch im Forschungsstadium. Aktuell testet das Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) das sogenannte „Future Hotel“ in Duisburg. Doch für Sie und Ihr Tagungshotel muss es nicht bei einer Zukunftsvision bleiben. Vernetzte Systeme und verschiedenste Online-Angebote machen es schon heute möglich, die Customer Journey Ihrer Gäste effizienter und kundenfreundlicher zu gestalten. Denn was Ihre Geschäftsreisenden am meisten schätzen, sind einfache, schnelle und stressfreie Vorgänge. Moderne Technologien machen es möglich.

Neben der Einrichtung Ihrer Zimmer als Rückzugsort kommt es maßgeblich auf das Design Ihrer Tagungsräume an.



5. Individuelle Meetingerlebnisse schaffen

Trotz der etlichen Kilometer, die Geschäftsreisende im Jahr zurücklegen, wünschen sie sich eine gute Work-Life-Balance. Und Ihre Aufgabe als Tagungshotel ist es, ihnen diese zu ermöglichen – mit dem Hotel als mobilem Zuhause. Dafür ist es wichtig, dass Sie viel Wert auf den Wohlfühlfaktor legen. Neben der Einrichtung Ihrer Zimmer als Rückzugsort kommt es maßgeblich auf das Design Ihrer Tagungsräume an. Setzen Sie auf ein variables Lichtkonzept, das sich je nach Stimmung und Tageszeit anpassen lässt. Denn Licht ist ein entscheidender Faktor dafür, wie wohl sich ein Mensch fühlt.

Erinnern Sie sich noch an das Hotelbeispiel aus Wien? Auch in Sachen Meetings- und Tagungsräume zeigt sich das Hotel als Vorreiter. Im gemütlichen Wiener Kaffeehausstil eingerichtet, gestaltet sich die Lobby als Coworking-Space. „Your Space“ lautet ihr Name und der ist Programm: Nutzbar als Arbeitsplatz, für gemeinsame Meetings und Gespräche, als Ort zum Entspannen oder als Café, setzt das Hotel mit seiner Lobby auf eine Atmosphäre, in der Geschäftsreisende beliebig zwischen „Work“ und „Life“ wechseln können. Das begünstigt ein entspanntes Arbeiten und ermöglicht es den Gästen, sich auch im Tagungshotel zu Hause zu fühlen.



6. Mit Künstlicher Intelligenz persönliche Reiseerlebnisse schaffen

Geht es um Google, Siri oder Alexa, ist Künstliche Intelligenz (KI) längst im Alltag der Menschen angekommen. Und auch die Hotelbranche nähert sich mit großen Schritten Hotellerie 4.0 und KI. Die Suche nach dem passende Tagungshotel sowie Reiseplanungen sind bereits durch KI unterstützt. KI-basierte Chatbots sowie digitale Reiseassistenten verbessern die Customer Journey. Und Sepp, Pepper, Ivy und Rose haben Sie ja schon kennengelernt. Die auf KI basierenden Roboter unterstützen die menschliche Interaktion im Hotel. Sie erfassen Daten der Gäste, werten diese aus und ermöglichen es, auf dieser Grundlage noch persönlichere Meeting- und Reiseerlebnisse zu schaffen. Sie legen die Basis für speziell auf Geschäftsreisende zugeschnittene Dienstleistungen, garantieren eine 24/7-getaktete Erreichbarkeit und optimieren die interne Organisation Ihres Tagungshotels – alles im Sinne Ihrer Gäste.

7. Störungsfreies Arbeiten durch kostenloses WLAN

Nichts nervt Geschäftsreisende mehr als eine langsame Internetverbindung. Schließlich soll der Job auch unterwegs reibungslos laufen. Investieren Sie deswegen in eine gute Internetverbindung mittels WLAN, das Sie Ihren Gästen in jedem Fall kostenfrei zur Verfügung stellen. Das steigert den Komfort des Arbeitens sowie die Qualität von Meetings. Schnelles Internet und freies WLAN fördern effektives Arbeiten. Setzen Sie auf moderne Tagungsräume mit neuen Technologien. Das sorgt für zufriedene Gäste, die Ihr Tagungshotel sicher gerne weiterempfehlen.

8. Hotelzimmer als Nest, Badezimmer als Spa und umfangreiche Fitness für die Seele

Stichwort Work-Life-Balance – unabhängig von der tollen Gestaltung Ihrer Tagungsräume sollten Sie auch auf eine entspannte Atmosphäre in den Zimmern setzen. Machen Sie Bad, Schlafzimmer und Fitnessräume zu Wohlfühloasen, damit Ihre Gäste Kraft tanken und mit voller Energie in den nächsten Tag starten können.

9. Glauben Sie an die Macht Sozialer Medien

Selfi-taugliche Ecken, ein cooler Barista oder schicke Kunst im Hotel? Auf jeden Fall. Denn Blogger und Influencer zeigen Ihr Tagungshotel im weltweiten Netz. Lassen Sie sich diese kostenfreie Werbung nicht entgehen und liefern Sie den Social Media Stars tolle Inspirationen für ihre Profile. Denn eines sollten Sie nicht vergessen: Die neuen Medien haben längst neue Jobprofile geschaffen. Und auch diese Geschäftsreisenden wollen individuelle Reiseerlebnisse haben.

 

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