Tagungshotels leben in der Regel von Geschäftsreisenden. Diese sind jedoch hauptsächlich unter der Woche beruflich unterwegs und am Wochenende zu Hause. Was im Grunde ganz normal ist, kann sich für ein Hotel mit Tagungsraum schnell zu einer Herausforderung entwickeln. Denn ohne Geschäftsreisende steht der Tagungsraum am Wochenende leer und die Zimmerauslastung des Hotels sinkt. Doch das muss nicht sein: Vier einfache Tricks zeigen Ihnen, wie Sie die Auslastung Ihres Tagungshotels am Wochenende steigern können.

Hotelauslastung-Wochenende © dotshock/shutterstock.com
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Der Wunschtraum von 80 Prozent

Die Auslastung im Tagungshotel lässt sich ganz flexibel für bestimmte Tage, Wochen oder längere Zeitspannen, wie zum Beispiel eine Winter- oder eine Sommersaison, berechnen. Befragungen zufolge liegt die Wunschauslastung der meisten Hoteliers zwischen 70 und 80 Prozent. Schwankungen sind dabei ganz normal. Eine geringe Auslastung sollte sich jedoch nicht zum Dauerzustand entwickeln. Gerade wer ein Hotel mit Tagungsraum leitet, sollte darauf achten, seine Zimmerauslastung relativ stabil zu halten.

Während ein „normales“ Hotel sein Hauptgeschäft zwischen freitags und montags hat und unter der Woche mit einer niedrigen Auslastung kämpft, ist es bei einem Hotel mit Tagungsraum genau umgekehrt. Hier sinkt die Auslastung zum Wochenende und Konferenzräume bleiben Samstag und Sonntag oftmals ungenutzt. Die Regel muss das allerdings nicht sein, denn mit den folgenden vier Tricks kann ein Hotel mit Tagungsraum seine Auslastung auch am Wochenende steigern:

1. Erweitern Sie Ihre Zielgruppe

Ihre typischen Gäste sind Geschäftsreisende? Das ist eine gute Ausgangslage, ist diese Zielgruppe doch perfekt für ein Hotel mit Tagungsraum. Verfügt Ihr Hotel zudem über eine gute Konferenzraum-Technik sowie eine tolle Ausstattung der Tagungsräume, so sind Sie unter der Woche mit Sicherheit gut ausgelastet. Doch was machen Sie am Wochenende, wenn keine Meetings und Konferenzen stattfinden?

Die Lösung liegt in der Erweiterung Ihrer Zielgruppen.

Nehmen Sie zum Beispiel Sportvereine. Sowohl im Amateur- als auch im Profibereich geht es immer wieder um Aus-, Fort- oder Weiterbildungen, Trainerlehrgänge oder Jahreshauptversammlungen. Wer hier nicht über ein technisch voll ausgestattetes Vereinsheim verfügt, muss zwangsläufig auf andere Räumlichkeiten ausweichen. Gut, wenn Ihr Hotel mit Tagungsraum mit einem passenden Angebot aufwarten kann. Denn gerade bei Lehrgängen, wo die Wissensvermittlung im Vordergrund steht, ist eine hochwertige technische Ausstattung gefragt. Im Zusammenhang mit dem Thema Lehrgang ließe sich die Zielgruppe beliebig ausweiten: Jägerschaften, Hunde- oder Pferdezüchter und viele mehr.

Wichtig ist dabei in jedem Fall, dass Sie Ihr Marketing anpassen. Denn wenn Sie Ihre neuen Zielgruppen nicht ansprechen, können Sie die Auslastung für Ihr Hotel mit Tagungsraum auch nicht steigern. Kommunizieren Sie über die Presse, (Soziale) Medien und Ihre Homepage, dass Ihre Tagungsräume auch am Wochenende buchbar sind. Vor allem, wenn Lehrgangsteilnehmer nicht aus der Nähe kommen, schlagen Sie so die zwei sprichwörtlichen Fliegen mit einer Klappe: Sowohl Ihr Tagungsraum als auch Ihre Zimmer sind belegt.

2. Bauen Sie Beziehungen in der Region auf

In ihrem geografischen Umfeld gibt es Unternehmen mit weit verteilten Standorten? Dann sollten Sie Ihr Angebot an die Unternehmen kommunizieren. Denn diese müssen immer mal wieder eigene Mitarbeiter von anderen Standorten oder Geschäftspartner in einem Hotel unterbringen. Umso besser für Sie ist es also, wenn Ihr Hotel mit Tagungsraum die erste Wahl für solche Gäste ist. Gerade wenn diese eine weite Anreise haben, können Sie punkten: Erstellen Sie ihnen besondere Angebote, wie beispielsweise günstigere Übernachtungen für Sonntagabend. So entscheidet sich mancher Tagungsgast sicher gern für eine zusätzliche Nacht Aufenthalt – und steigert so Ihre Auslastung auch samstags und sonntags.

Mitarbeiter regionaler Unternehmen und Pauschalangebote steigern Ihre Zimmerauslastung am Wochenende.

3. Erstellen Sie Pauschalen oder andere Angebote

Apropos besondere Angebote: Soll Ihr Hotel mit Tagungsraum auch am Wochenende gut gebucht sein, können Sie mit Pauschalangeboten überzeugen. So bieten Sie Ihren Gästen etwas, das sie anderswo, das heißt bei der Konkurrenz, nicht bekommen. Sonderpreise für die Nutzung von Tagungsräumen am Wochenende oder günstigere Zimmer für Tagungsgäste, die am Wochenende bei Ihnen unterkommen, sind eine tolle Möglichkeit, um Ihre Zimmerauslastung zu steigern.

4. Halten Sie Ihre Technik up-to-date

Heute im digitalen Zeitalter kommt es zunehmend darauf an, Tagungsgäste und Geschäftsreisende mit einer tollen Technik zu begeistern. Gerade für ein Hotel mit Tagungsraum ist es extrem wichtig, seine Konferenzraum-Technik auf neuestem Stand und aktuell zu halten.Denn nichts ist nerviger und abschreckender für Gäste als eine nicht funktionierende oder langsame Technik. Und Sie wissen ja, gute Nachrichten verbreiten sich. Konkret bedeutet das: Je besser die technische Ausstattung Ihres Tagungsraums ist, desto eher werden Ihre Gäste anderen davon erzählen. So steigt Ihre Chance, dass Tagungsgäste Ihr Angebot auch abseits des Jobs buchen – womit wir wieder bei der erweiterten Zielgruppe wären.

Halten Sie Ihre Konferenzraum-Technik auf dem neuesten Stand.

Doch was verbirgt sich eigentlich hinter dem Begriff Technik auf neuestem Stand? Im Grunde ist es ganz einfach: Setzen Sie auf eine All-in-One-Lösung. Diese vereint alle nötigen technischen Geräte, wie Beamer, Screen und Lautsprecher, in nur einem Gerät. Hinzu kommt, dass sich Ihre Gäste auf diese Weise mit nur einem System verbinden müssen und dann flexibel wählen können, welche Technik und Tools sie wann benötigen. Das spart den Nutzern Zeit und fördert ein effizientes sowie komfortables Arbeiten.

Hotel mit Tagungsraum © LightFieldStudios/shutterstock.com
Hotel mit Tagungsraum © LightFieldStudios/shutterstock.com

Zeiteffizienz ist wichtig – vor allem am Wochenende

Im direkten Zusammenhang mit der Auslastung Ihres Hotels am Wochenende steht auch das Thema Zeiteffizienz. Denn gerade wenn Ihre Gäste Wochenendseminare besuchen, möchten sie nicht das Gefühl haben, ihre Zeit zu verschwenden. Ihnen kommt es darauf an, einen optimalen Output ihrer Tätigkeiten zu generieren. Und dafür sind diese auf Sie und auf die technische Ausstattung Ihres Tagungsraums angewiesen. Achten Sie darauf, dass sämtliche Hard- und Software einen einfachen und schnellen Zugang für Ihre Gäste ermöglicht. Das spart diesen einiges an wertvoller Zeit und beugt Frustration wegen nicht funktionierender Technik vor. Das ist ganz entscheidend dafür, dass Ihre Gäste ein tolles Meeting-Erlebnis haben und dass sie Ihr Hotel mit Tagungsraum an andere weiterempfehlen. Und das wiederum steigert Ihre Zimmerauslastung am Wochenende.

Eine moderne und intuitiv bedienbare technische Ausstattung sowie ansprechende Pauschalangebote für verschiedenste Zielgruppen sind also der Schlüssel zur einer besseren Zimmerauslastung am Wochenende. Und – ganz wichtig – kommunizieren Sie Ihre Leistungen, denn hier ist mehr ausnahmsweise mehr. Je größer die Anzahl an Menschen, die die Services Ihres Tagungshotels kennen, umso höher ist auf lange Sicht die Zahl der Buchungen.