Hotelauslastung-Wochenende © dotshock/shutterstock.com

Wie ein Hotel mit Tagungsraum seine Auslastung am Wochenende steigern kann

Tagungshotels leben in der Regel von Geschäftsreisenden. Diese sind jedoch hauptsächlich unter der Woche beruflich unterwegs und am Wochenende zu Hause. Was im Grunde ganz normal ist, kann sich für ein Hotel mit Tagungsraum schnell zu einer Herausforderung entwickeln. Denn ohne Geschäftsreisende steht der Tagungsraum am Wochenende leer und die Zimmerauslastung des Hotels sinkt. Doch das muss nicht sein: Vier einfache Tricks zeigen Ihnen, wie Sie die Auslastung Ihres Tagungshotels am Wochenende steigern können.

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Der Wunschtraum von 80 Prozent

Die Auslastung im Tagungshotel lässt sich ganz flexibel für bestimmte Tage, Wochen oder längere Zeitspannen, wie zum Beispiel eine Winter- oder eine Sommersaison, berechnen. Befragungen zufolge liegt die Wunschauslastung der meisten Hoteliers zwischen 70 und 80 Prozent. Schwankungen sind dabei ganz normal. Eine geringe Auslastung sollte sich jedoch nicht zum Dauerzustand entwickeln. Gerade wer ein Hotel mit Tagungsraum leitet, sollte darauf achten, seine Zimmerauslastung relativ stabil zu halten.

Während ein „normales“ Hotel sein Hauptgeschäft zwischen freitags und montags hat und unter der Woche mit einer niedrigen Auslastung kämpft, ist es bei einem Hotel mit Tagungsraum genau umgekehrt. Hier sinkt die Auslastung zum Wochenende und Konferenzräume bleiben Samstag und Sonntag oftmals ungenutzt. Die Regel muss das allerdings nicht sein, denn mit den folgenden vier Tricks kann ein Hotel mit Tagungsraum seine Auslastung auch am Wochenende steigern:

1. Erweitern Sie Ihre Zielgruppe

Ihre typischen Gäste sind Geschäftsreisende? Das ist eine gute Ausgangslage, ist diese Zielgruppe doch perfekt für ein Hotel mit Tagungsraum. Verfügt Ihr Hotel zudem über eine gute Konferenzraum-Technik sowie eine tolle Ausstattung der Tagungsräume, so sind Sie unter der Woche mit Sicherheit gut ausgelastet. Doch was machen Sie am Wochenende, wenn keine Meetings und Konferenzen stattfinden?

Die Lösung liegt in der Erweiterung Ihrer Zielgruppen.

Nehmen Sie zum Beispiel Sportvereine. Sowohl im Amateur- als auch im Profibereich geht es immer wieder um Aus-, Fort- oder Weiterbildungen, Trainerlehrgänge oder Jahreshauptversammlungen. Wer hier nicht über ein technisch voll ausgestattetes Vereinsheim verfügt, muss zwangsläufig auf andere Räumlichkeiten ausweichen. Gut, wenn Ihr Hotel mit Tagungsraum mit einem passenden Angebot aufwarten kann. Denn gerade bei Lehrgängen, wo die Wissensvermittlung im Vordergrund steht, ist eine hochwertige technische Ausstattung gefragt. Im Zusammenhang mit dem Thema Lehrgang ließe sich die Zielgruppe beliebig ausweiten: Jägerschaften, Hunde- oder Pferdezüchter und viele mehr.

Wichtig ist dabei in jedem Fall, dass Sie Ihr Marketing anpassen. Denn wenn Sie Ihre neuen Zielgruppen nicht ansprechen, können Sie die Auslastung für Ihr Hotel mit Tagungsraum auch nicht steigern. Kommunizieren Sie über die Presse, (Soziale) Medien und Ihre Homepage, dass Ihre Tagungsräume auch am Wochenende buchbar sind. Vor allem, wenn Lehrgangsteilnehmer nicht aus der Nähe kommen, schlagen Sie so die zwei sprichwörtlichen Fliegen mit einer Klappe: Sowohl Ihr Tagungsraum als auch Ihre Zimmer sind belegt.

2. Bauen Sie Beziehungen in der Region auf

In ihrem geografischen Umfeld gibt es Unternehmen mit weit verteilten Standorten? Dann sollten Sie Ihr Angebot an die Unternehmen kommunizieren. Denn diese müssen immer mal wieder eigene Mitarbeiter von anderen Standorten oder Geschäftspartner in einem Hotel unterbringen. Umso besser für Sie ist es also, wenn Ihr Hotel mit Tagungsraum die erste Wahl für solche Gäste ist. Gerade wenn diese eine weite Anreise haben, können Sie punkten: Erstellen Sie ihnen besondere Angebote, wie beispielsweise günstigere Übernachtungen für Sonntagabend. So entscheidet sich mancher Tagungsgast sicher gern für eine zusätzliche Nacht Aufenthalt – und steigert so Ihre Auslastung auch samstags und sonntags.

Mitarbeiter regionaler Unternehmen und Pauschalangebote steigern Ihre Zimmerauslastung am Wochenende.

3. Erstellen Sie Pauschalen oder andere Angebote

Apropos besondere Angebote: Soll Ihr Hotel mit Tagungsraum auch am Wochenende gut gebucht sein, können Sie mit Pauschalangeboten überzeugen. So bieten Sie Ihren Gästen etwas, das sie anderswo, das heißt bei der Konkurrenz, nicht bekommen. Sonderpreise für die Nutzung von Tagungsräumen am Wochenende oder günstigere Zimmer für Tagungsgäste, die am Wochenende bei Ihnen unterkommen, sind eine tolle Möglichkeit, um Ihre Zimmerauslastung zu steigern.

4. Halten Sie Ihre Technik up-to-date

Heute im digitalen Zeitalter kommt es zunehmend darauf an, Tagungsgäste und Geschäftsreisende mit einer tollen Technik zu begeistern. Gerade für ein Hotel mit Tagungsraum ist es extrem wichtig, seine Konferenzraum-Technik auf neuestem Stand und aktuell zu halten.Denn nichts ist nerviger und abschreckender für Gäste als eine nicht funktionierende oder langsame Technik. Und Sie wissen ja, gute Nachrichten verbreiten sich. Konkret bedeutet das: Je besser die technische Ausstattung Ihres Tagungsraums ist, desto eher werden Ihre Gäste anderen davon erzählen. So steigt Ihre Chance, dass Tagungsgäste Ihr Angebot auch abseits des Jobs buchen – womit wir wieder bei der erweiterten Zielgruppe wären.

Halten Sie Ihre Konferenzraum-Technik auf dem neuesten Stand.

Doch was verbirgt sich eigentlich hinter dem Begriff Technik auf neuestem Stand? Im Grunde ist es ganz einfach: Setzen Sie auf eine All-in-One-Lösung. Diese vereint alle nötigen technischen Geräte, wie Beamer, Screen und Lautsprecher, in nur einem Gerät. Hinzu kommt, dass sich Ihre Gäste auf diese Weise mit nur einem System verbinden müssen und dann flexibel wählen können, welche Technik und Tools sie wann benötigen. Das spart den Nutzern Zeit und fördert ein effizientes sowie komfortables Arbeiten.

Hotel mit Tagungsraum © LightFieldStudios/shutterstock.com
Hotel mit Tagungsraum © LightFieldStudios/shutterstock.com

Zeiteffizienz ist wichtig - vor allem am Wochenende

Im direkten Zusammenhang mit der Auslastung Ihres Hotels am Wochenende steht auch das Thema Zeiteffizienz. Denn gerade wenn Ihre Gäste Wochenendseminare besuchen, möchten sie nicht das Gefühl haben, ihre Zeit zu verschwenden. Ihnen kommt es darauf an, einen optimalen Output ihrer Tätigkeiten zu generieren. Und dafür sind diese auf Sie und auf die technische Ausstattung Ihres Tagungsraums angewiesen. Achten Sie darauf, dass sämtliche Hard- und Software einen einfachen und schnellen Zugang für Ihre Gäste ermöglicht. Das spart diesen einiges an wertvoller Zeit und beugt Frustration wegen nicht funktionierender Technik vor. Das ist ganz entscheidend dafür, dass Ihre Gäste ein tolles Meeting-Erlebnis haben und dass sie Ihr Hotel mit Tagungsraum an andere weiterempfehlen. Und das wiederum steigert Ihre Zimmerauslastung am Wochenende.

Eine moderne und intuitiv bedienbare technische Ausstattung sowie ansprechende Pauschalangebote für verschiedenste Zielgruppen sind also der Schlüssel zur einer besseren Zimmerauslastung am Wochenende. Und – ganz wichtig – kommunizieren Sie Ihre Leistungen, denn hier ist mehr ausnahmsweise mehr. Je größer die Anzahl an Menschen, die die Services Ihres Tagungshotels kennen, umso höher ist auf lange Sicht die Zahl der Buchungen.


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5 Tipps für ein erfolgreiches Hotel Marketing

Wer auf andere Leute wirken will, der muss erst einmal in ihrer Sprache mit ihnen reden. Diesen Satz hat der deutsche Journalist und Schriftsteller Kurt Tucholsky bereits vor vielen Jahrzehnten geprägt und damit einen wichtigen Grundsatz des Marketings formuliert. Denn nur wer seine Zielgruppe genau kennt, kann ihre Bedürfnisse erfolgreich befriedigen. Das gilt auch für die Hotelbranche und das Hotel-Marketing. Was Sie tun können, um Ihr Hotel-Marketing zu optimieren und noch mehr Gäste zu begeistern, zeigen Ihnen die folgenden fünf Tipps.

Hotelmarketing © Syda Productions/shutterstock.com
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1. Setzen Sie auf Personalisierung

Digitalisierung und Globalisierung machen das Leben nicht nur zunehmend schneller, sondern vor allem vergleichbarer. Menschen können sich mit Likes, Shares und Tweets aneinander messen. Umso mehr steigt der Wert von Individualität. Bei der Masse an Informationen, mit denen die Menschen tagtäglich umgehen müssen, erinnert die Individualität an die Einzigartigkeit eines jeden einzelnen und gibt Halt. Und genau darin liegt eine große Chance für Ihr Hotel-Marketing.

Die Zeiten des Durchschnittsgastes sind vorbei

Was sich Ihre Gäste wünschen, ist ein individueller Aufenthalt. Sie möchten Angebote, die auf ihre Erwartungen und Vorlieben abgestimmt sind. Personalisierung lautet also das Zauberwort für Ihr erfolgreiches Hotel-Marketing. Setzen Sie deswegen auf eine detaillierte und umfangreiche Sammlung und Auswertung von Daten. Nutzen Sie die Informationen, die Sie über Ihre Webseite, Ihr Buchungssystem und Online-Reisevermittler generieren. Werten Sie zudem persönliche Daten Ihrer Gäste, wie Alter, Geschlecht, Herkunft und Reisegrund, aus. Aus dieser Kombination erfahren Sie mehr über das Verhalten Ihrer Gäste und darüber, worauf diese achten. So bekommen Sie ein effektives Gastprofil, das Ihr Hotel-Marketing maßgeblich unterstützt.

Individualität lautet also das Zauberwort, wenn es darum geht, Ihr Hotel-Marketing auf die Wünsche der Gäste abzustimmen.

Gerade Geschäftsreisende sind viel unterwegs und brauchen neben der Arbeit einen Rückzugsort – Stichwort Work-Life-Balance. Ihre große Chance als Tagungshotel liegt deswegen im Wohlfühlfaktor. So kommt es neben der Einrichtung Ihrer Zimmer als Rückzugsort auch auf das Design Ihrer Tagungsräume an. Setzen Sie auf variable Licht- und Raumkonzepte, um Ihren Gästen ein entspanntes und produktives Arbeiten zu ermöglichen. Hinzu kommen digitale Meeting-Technologien. Diese sind entscheidend für die Zufriedenheit Ihrer Gäste, entstehen individuelle Meeting-Erlebnisse doch nur, wenn die verwendete Technologie die Anforderungen der Zeit und gleichzeitig die der Gäste erfüllt. So begünstigen Sie ein effektives Arbeiten mit schnellen und flexiblen Technologien. Weitere Tipps für die Gestaltung Ihrer Tagungsräume finden Sie hier.

2. Pflegen Sie Ihr Online-Profil

Stichwort: Online-Reisevermittler. Hier suchen nach wie vor etliche Reisende nach Informationen über Hotels. Sie schauen Fotos an, vergleichen Preise und lesen Bewertungen. Gerade letztere sind Ihre Chance, Ihr Hotel Marketing erfolgreicher zu machen. Zeigen Sie, dass Sie als Hotel aktiv sind und die Bewertungen Ihrer Gäste lesen. Reagieren Sie auch auf negative Kommentare. Das lässt Sie in einem guten Licht erscheinen. Denn wer sachlich auf Kritik reagiert, zeigt, dass er ein offenes Ohr für die Anliegen seiner Gäste hat, diese ernst nimmt und bereit ist für Optimierungen.

Darum ist die Meinung Ihrer Gäste goldwert

Eine Umfrage von Tripadvisor hat in diesem Zusammenhang ergeben, dass 81 Prozent der Befragten davon beeindruckt sind, wenn ein Hotel sich um die Kommentierung von Bewertungen kümmert und diese professionell beantwortet. Nehmen Sie sich also Zeit für die Pflege Ihres Online-Profils bei Drittplattformen. Das spielt Ihrem Hotel-Marketing positiv in die Karten.

3. Nutzen Sie die Kraft sozialer Medien

Was denken Sie - wie viele Menschen nutzen Facebook? Es sind mehr als zwei Milliarden. So viele Personen sind jeden Tag in dem sozialen Netzwerk unterwegs. Sie schauen Videos, lesen Posts und – empfangen Werbung. Und genau das sollten Sie für Ihr Hotel-Marketing nutzen. Schalten Sie Werbeanzeigen in sozialen Medien wie Facebook, Instagram, Twitter und Co. Nutzen Sie die Kraft von Social Media und erhöhen Sie so die Reichweite Ihrer Angebote.

Lassen Sie andere für sich sprechen

Eine weitere Möglichkeit, Soziale Medien für Ihr Hotel-Marketing zu nutzen, ist die Macht der sogenannten Influencer. Gerade Reiseblogger haben oftmals hunderttausende Follower, zu denen sie eine vertrauensvolle Beziehung führen. Machen Sie Ihr Hotel für Influencer attraktiv, z.B. mit Selfie-tauglichen Bereichen und schön eingerichteten Lobbys oder Zimmern, und profitieren Sie dann von der Reichweite ihrer Posts.

4. Erfolgreiches Hotel-Marketing mit einer digitalen Strategie

Die Digitalisierung ist mittlerweile auch in der Hotelbranche angekommen. Tolle, responsive Homepages, suchmaschinenoptimierte Texte oder Call-to-Action Buttons sollten deswegen auf jeden Fall viel genutzte Tools von Ihrem Hotel-Marketing sein. Gerade Ihre Homepage ist in diesem Zusammenhang besonders wichtig. Sie ist meist das erste, was ein (potenzieller) Gast von Ihrem Haus sieht. Und wie so oft im Leben gilt auch hier der Grundsatz: Der erste Eindruck zählt. Punkten Sie mit Übersichtlichkeit, kurzen Seitenladezeiten und responsive Designs, die ein Endgeräte unabhängiges Surfen ermöglichen. Call-to-Action-Buttons ziehen darüber hinaus die Aufmerksamkeit des Nutzers auf sich und erleichtern ihm beispielsweise die Buchung – auch ein Pluspunkt für Sie.

Guter Content gewinnt

Bevor ein Gast Ihr Hotel bucht, informiert er sich mit Sicherheit über die Umgebung und die Sehenswürdigkeiten in Ihrer Region. Wie praktisch, wenn Sie da mit wertvollen Tipps weiterhelfen können. Setzen Sie deswegen auf suchmaschinenoptimierte Texte auf Ihrer Webseite oder Ihrem hoteleigenen Blog. So landet Ihre Webseite bei bestimmten Suchanfragen immer weit oben. Und das ist in Sachen Hotel-Marketing ein riesiger Vorteil. Immerhin haben Studien ergeben, dass Nutzer ein Top-Suchergebnis mit 33-prozentiger Wahrscheinlichkeit anklicken. Das darunter liegende Ergebnis erreicht kaum 17 Prozent, Tendenz sinkend. Suchmaschinenoptimierung lautet deswegen das Geheimnis eines erfolgreichen Hotel-Marketings.

Mit Gesamtkonzepten überzeugen

Ebenfalls ein tolles Tool für Ihr erfolgreiches Hotel-Marketing sind visuelle Inhalte. Stellen Sie Ihren (potenziellen) Gästen kleine Videos, z.B. mit Tipps zur Region, zur Verfügung. Diese werden nachgewiesen öfter geklickt als reine Textbeiträge. Außerdem bleibt das Bewegtbild länger in der Erinnerung der Nutzer und Sie heben sich damit garantiert von Ihrer Konkurrenz ab.

5. Bitte nicht vergessen: die mobilen Endgeräte

Mehr als die Hälfte aller Smartphone-Besitzer bucht Reisen bereits vom Handy. Das sollte Ihr Hotel-Marketing unbedingt berücksichtigen. Eine extra Gestaltung für mobile Webseiten ist deswegen schon ein Muss. Achten Sie auf ein klares und übersichtliches Design, das Ihren Kunden eine einfache, schnelle und unkomplizierte Buchung von unterwegs ermöglicht. So bekommen Sie zufriedene Gäste und das bereits ab dem Moment der Buchung. Und Sie wissen ja: Gute Nachrichten sprechen sich herum. Ein Call-to-Action Button für die Bewertung Ihres Hotel ist deswegen ein tolles Instrument für Ihr Hotel-Marketing, das sie unbedingt nutzen sollten – für einen langfristigen Erfolg.