Tagungstechnik © UfaBizPhoto/shutterstock.com

Wie Sie Ihre Hotelgäste mit Tagungstechnik begeistern und Meeting-Erlebnisse kreieren

Der perfekte Kunde ist ein Wiederholungstäter. Denn was sich Unternehmen, Dienstleister und Einzelhändler branchenunabhängig wünschen, ist ein Konsument, der ihre Produkte und Leistungen mehr als einmal in Anspruch nimmt. Das gilt auch für die Hotelbranche. Gerade in Bezug auf Tagungsgäste kommt es hier darauf an, besonders gute Meeting-Erlebnisse zu schaffen. Entscheidend dabei ist die richtige Tagungstechnik. Worauf Sie in diesem Zusammenhang unbedingt achten sollten und was Sie für das perfekte Meeting-Erlebnis benötigen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

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Alles steht und fällt mit dem Internet

Drei Sekunden können entscheidend sein – wenn es um die Schnelligkeit einer Internetverbindung geht. Studien zufolge verlassen nämlich rund 40 Prozent der Nutzer eine Webseite, wenn deren Ladezeit mehr als drei Sekunden beträgt. Das sollten Sie bei der Wahl Ihrer Tagungstechnik unbedingt berücksichtigen. Denn wenn die von Ihnen verwendete Hard- und Software auf das Internet angewiesen ist, sollte dieses schnell und reibungslos funktionieren. Und auch Ihre Tagungsgäste erwarten eine optimale Geschwindigkeit des von Ihnen zur Verfügung gestellten Internets. Nur so können sie problemlos auf alle Funktionen des World Wide Web zugreifen und zufriedenstellende Arbeitsergebnisse erreichen.

In Zusammenhang mit dem Internet steht zudem das Thema Zeiteffizienz. Denn auch ohne die technischen Vorteile eines festen Büros ist es Ihren Tagungsgästen daran gelegen, einen optimalen Output ihrer Tätigkeiten zu generieren. Und dafür sind diese auf Sie und Ihre Tagungstechnik angewiesen. Achten Sie deswegen darauf, dass sämtliche Hard- und Software einen einfachen und schnellen Zugang für Ihre Gäste ermöglicht. Das spart diesen einiges an wertvoller Arbeitszeit und beugt Frustration wegen nicht funktionierender Technik vor. Für ein tolles Meeting-Erlebnis ist das entscheidend.

Begeistern Sie mit flexibler Tagungstechnik

Einfach, schnell und flexibel lauten die Eigenschaften, die Ihre Tagungstechnik im besten Fall charakterisieren sollten. Sorgen Sie deswegen dafür, dass Ihre Tagungsgäste ohne aufwändige Installationen oder Downloads auf die gewünschte Technik zugreifen und diese benutzen können. Hier bietet es sich an, auf Cloud-basierte Techniken zurückzugreifen. Diese erfordern in der Regel weder einen Software-Download noch eine Installation von notwendigen Programmen. Vielmehr überzeugen Cloud-Lösungen mit schnellen und sicheren Zugängen. So kann sich jeder Ihrer Tagungsgäste schnell und einfach über sein persönliches Endgerät mit Ihrer Tagungstechnik verbinden – ein wichtiger Punkt in Sachen gutes Meeting-Erlebnis.

Ein weiterer Vorteil in Bezug auf eine cloudbasierte Tagungstechnik ist das Thema Datenspeicherung. Diese gestaltet sich mittels Cloud ebenfalls einfach und unkompliziert. Alle Daten, die Ihre Tagungsgäste speichern möchten, lassen sich so in der Cloud ablegen, dass sie auch nach Verlassen des Meetingraums bzw. des Hotels abrufbar sind – natürlich entsprechend verschlüsselt gesichert, damit nur berechtigte Personen darauf zugreifen können. Und auch in Sachen Kompatibilität können Sie mit einer Cloud-Lösung nur gewinnen. Denn Kompatibilitätsprobleme treten hier nicht auf, erfolgt der Zugang doch via Internet (Stichwort: Flexibilität). An dieser Stelle schließt sich der Kreis zum ersten Punkt: schnelles Internet. Für ein optimales Meeting-Erlebnis sollten Sie deswegen so viel Wert wie möglich auf eine gute Internetverbindung legen.

Je besser die Tagungstechnik, desto besser das Meeting-Erlebnis

Nichts ist in einem Meeting nerviger als veraltete, nicht funktionierende Technik. Um Ihren Tagungsgästen zu bestmöglichen Meeting-Erlebnissen zu verhelfen, sollten Sie deswegen in hochwertige Technik investieren. So sorgen Sie dafür, dass alles reibungslos läuft und dass Ihre Gäste zufrieden und erfolgreich arbeiten können. Ebenfalls empfehlenswert ist in diesem Zusammenhang auch das Angebot eines technischen Supports. Bieten Sie Ihren Tagungsgästen bei Bedarf einen kompetenten Techniksupport, der im Zweifel bei Problemen helfen kann. Wichtig ist an dieser Stelle nur, dass es sich um einen echten Fachmann handelt, der genau weiß, welche Schwierigkeiten er wie lösen kann. So liefern Sie Ihren Gästen ein Rund-um-sorglos-Paket.

Fest steht, nicht alle Tagungsgäste sind gleich und nicht jede Gruppe hat die gleichen Anforderungen an ihre Meetings. Hinzu kommt, dass nicht jeder Gast die gleiche Tagungstechnik benötigt. Achten Sie deswegen darauf, allen Meetingprofilen Raum zu geben. Ob reine Präsentation, Multimedia-Session, Brainstorming-Sitzung oder interaktive Gruppenarbeit – stellen Sie eine Technik zur Verfügung, die jeder Aufgabe gerecht wird. Im Idealfall setzen Sie auf auf eine Tagungstechnik, die eine All-in-One-Lösung darstellt. So müssen Ihre Gäste sich mit nur einem System verbinden und können dann flexibel wählen, welche Technik sie wann benötigen. Das spart Zeit und kreiert tolle Meeting-Erlebnisse.

Das sollten Sie auf keinen Fall vergessen

Seit geraumer Zeit steht fest, dass der Trend in Richtung papierloses Arbeiten geht. Und wer hat schon Lust, für ein Meeting Unmengen an Haftnotizen, Karten und Markern mit sich zu führen, oder sämtliche Informationen von Whiteboards und Flipcharts abzuschreiben? Auch hier können Sie Ihren Tagungsgästen mit Ihrer Tagungstechnik eine erhebliche Erleichterung bieten. Stellen Sie Ihnen beispielsweise ein Gerät zur Verfügung, das Beamer, TV, Leinwand und Lautsprecher in nur einem System ist. Das ermöglicht Ihren Gästen ein komfortables und papierloses Arbeiten – ganz ohne Berge von Haftnotizen und Stiften.

Generell empfiehlt es sich also, bei der Wahl Ihrer Tagungstechnik auf ein umfassendes Gesamtpaket zu bauen. Achten Sie auf einen reibungslosen Zugang zum Internet und überzeugen Sie mit Schnelligkeit, unkomplizierter und flexibler Nutzung sowie mit einer Ausstattung auf neuestem technischen Stand. Damit ermöglichen Sie Ihren Tagungsgästen ein Arbeiten ohne Probleme und kreieren bestmögliche Meeting-Erlebnisse. So werden Ihre Gäste bei der Buchung Ihres Hotels garantiert zu Wiederholungstätern.

 

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Perfekter Meetingraum

Der perfekte Meetingraum für Tagungen – was Geschäftskunden 2019 erwarten

Knapp neun Millionen Menschen in Deutschland sind um die Jahrtausendwende geboren. Heute um die 20 Jahre alt, machen sie gerade Abitur, beginnen ein Studium oder starten in die Arbeitswelt. Sie sind die sogenannte Generation Z – und die Zukunft der deutschen Wirtschaft. Gemeinsam mit der ab 1980 geborenen Generation Y bestimmen sie die Arbeitswelt von morgen und treiben Unternehmen schon jetzt zu einem konzeptionellen Umdenken. Das betrifft große Themenbereiche, wie Firmenhierarchien und Arbeitsmodelle, aber auch kleinere Dinge, wie die Arbeit im Meetingraum. Gerade letzterer wird zukünftig eine entscheidende Rolle im Arbeitsalltag spielen. Und das gilt nicht nur für Unternehmen, sondern auch für Hotels, die über Seminar- und Tagungsräume verfügen. Warum das so ist und wie Sie ab sofort den perfekten Meetingraum für Tagungen gestalten, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Perfekter Meetingraum

Andere Wünsche, andere Werte

Wer sein Hotel zukunftsfähig machen möchte, der muss sich – ebenso wie etliche Unternehmen – zwangsläufig an die Wünsche und Bedürfnisse seiner Geschäftskunden und Gäste anpassen. Schon heute zeigt sich deutlich, dass sie die Arbeitswelt von Grund auf verändern und im Job auf ganz andere Dinge Wert legen, als die vorherige Generation der Baby-Boomer und die Generation X. Diese nutzen zwar auch Handys und Apps, agieren jedoch ganz anders damit als die nachfolgenden Generationen Y und Z. Denn statt ins Internet zu gehen, leben letztere darin. Lineares Fernsehen und Lexika sind für sie out – Netflix streamen und Google fragen hingegen sind angesagt. Medien gehören nicht nur zum Alltag der jungen Arbeitskräfte dazu, vielmehr sind sie ihr Alltag. Doch was bedeutet das nun für ihre Arbeitsorte und den Meetingraum der Zukunft?

Um diese Frage zu beantworten, geht es zunächst darum, die Wünsche der Generationen Y und Z zu kennen. Diese legen großen Wert auf eine ausgewogene Work-Life-Balance. Sie möchten mit ihrem Job einen Zweck erfüllen. Sie wollen Teil eines gut funktionierenden und harmonischen Teams sein. Und sie möchten ihre Kernkompetenzen im digitalen Bereich effizient einsetzen. Auf den Meetingraum übertragen heißt das: Junge Geschäftskunden erwarten mehr als bequeme Sitzplätze und eine gute Sicht auf den Vortragenden oder den Gesprächsleiter. Interaktion, Digitalisierung, Flexibilität und Ökologie lauten deswegen die Stichpunkte, auf deren Grundlage Sie Ihren Meetingraum ein- und ausrichten sollten.

Der Meetingraum als Smart Room

Fest steht, die Digitalisierung verändert nicht nur die Nutzung von Hard- und Software der arbeitenden Bevölkerung, sondern auch deren Meeting-Formate. Denn trotz aller Möglichkeiten, wie E-Mails, Chats und Video-Konferenzen, bleibt die Face-to-Face-Kommunikation in der alltäglichen Arbeitswelt nach wie vor unersetzlich. Doch um den Bedürfnissen der neuen Generationen zu genügen, muss sie sich massiv verändern. Nur so kann sie dauerhaft den Zweck eines möglichst effektiven Outputs erfüllen. Für Sie als Hotelier bedeutet das, die Infrastruktur Ihrer Tagungsräume weiterzuentwickeln und diese an die digitalen Anforderungen der Zukunft anzupassen. Denn nur so kann ein optimaler Meetingraum entstehen.

Nun geht es darum, den Meetingraum der Zukunft schon heute in die Realität umzusetzen. Dafür ist es empfehlenswert, sich an den Punkten Interaktion, Digitalisierung, Flexibilität und Ökologie zu orientieren. Höchste Priorität hat dabei der Faktor Digitalisierung. Der perfekte Meetingraum für Tagungen, Seminare oder Besprechungen sollte über eine umfassende mediale Einrichtung auf neuestem Stand der Technik verfügen. Interaktive Bildschirme und Virtual-Reality-Applikationen, ein guter Internetzugang via WLAN und eine einfache Vernetzung mobiler Endgeräte (Stichwort Internet of Things) gehören dabei fest zur Ausstattung. Achten Sie darauf, dass Ihr Meetingraum einen störungsfreien Gebrauch aller Medien ermöglicht und seine Nutzer somit unterstützt, ihre Arbeit noch effektiver zu gestalten. Mit anderen Worten: Machen Sie aus Ihrem Meetingraum einen Smart Room auf höchstem Stand der Technik. Denn das ist es, was Ihre Geschäftskunden 2019 wollen.

Mehr ist mehr – so vielseitig ist der Meetingraum der Zukunft

Eng in Verbindung mit der Digitalisierung steht auch das Thema Interaktion. Gerade die jungen Arbeitnehmer der Generationen Y und Z legen viel Wert auf ein harmonisches Miteinander und die effektive Arbeit im Team. Deswegen sollte Ihr Meetingraum so eingerichtet sein, dass er reibungslose und unkomplizierte Interaktionen zwischen den Teilnehmern einer Besprechung oder eines Vortrags ermöglicht. Stuhlreihen wie in der Universität? Haben im Meetingraum der Zukunft nichts zu suchen. Setzen Sie auf eine offene Gestaltung der Räumlichkeit und eine Anordnung der Sitzgelegenheiten, die es allen Teilnehmern ermöglicht, sich gegenseitig anzuschauen und aufeinander zu reagieren.

Multifunktionalität und Flexibilität sind in diesem Zusammenhang die Zauberwörter für Ihren perfekten Meetingraum. Bieten Sie den Teilnehmern Ihrer Seminare oder Besprechungen nicht nur eine Vielzahl an technischen Möglichkeiten, um sich untereinander zu vernetzen und mit dem World-Wide-Web zu verbinden. Bauen Sie zusätzlich auf eine Gestaltung des Tagungsraums als eine Art Wohlfühloase – Stichwort: Work-Life-Balance. Denn das Motto „Leben, um zu arbeiten“ ist für die jungen Arbeitskräfte nicht mehr aktuell. Sie möchten, dass sich Anspannung und Entspannung im Job die Waage halten. Der Wohlfühlfaktor Ihres Meetingraums ist deswegen unbedingt zu beachten.

Ökologisch, barrierefrei und nachhaltig

Damit Ihr Meetingraum ein störungsfreies und angenehmes Arbeiten unterstützt, sollten Sie zudem einen großen Wert auf seine optische Gestaltung legen – auch wenn das bedeutet, Locations zu renovieren oder gar neu zu bauen. Neben der Barrierefreiheit kommt es Ihren Geschäftskunden dabei in Zukunft verstärkt auf eine ökologische und nachhaltige Einrichtung ein. Nutzen Sie bei der Wahl Ihrer Einrichtungsgegenstände sowie bei der Gestaltung von Wänden und Boden deswegen Materialien, die hohen nachhaltigen und ökologischen Standards entsprechen.

Um ein optimales Arbeiten in Ihrem Meetingraum zu ermöglichen, bietet es sich zudem an, ein ausgefeiltes Lichtkonzept zu integrieren. Ist dieses an Tageszeiten und persönliche Stimmungen anpassbar, hilft es bei der Aufrechterhaltung der Konzentration aller Meeting-Teilnehmer. Das wiederum fördert ein effektives und gewinnbringendes Arbeiten sowie die Zufriedenheit Ihrer Gäste bzw. Geschäftskunden. Und Zufriedenheit ist einer der wichtigsten Faktoren, um Ihr Hotel zukunftsfähig zu machen.