Knapp neun Millionen Menschen in Deutschland sind um die Jahrtausendwende geboren. Heute um die 20 Jahre alt, machen sie gerade Abitur, beginnen ein Studium oder starten in die Arbeitswelt. Sie sind die sogenannte Generation Z – und die Zukunft der deutschen Wirtschaft. Gemeinsam mit der ab 1980 geborenen Generation Y bestimmen sie die Arbeitswelt von morgen und treiben Unternehmen schon jetzt zu einem konzeptionellen Umdenken. Das betrifft große Themenbereiche, wie Firmenhierarchien und Arbeitsmodelle, aber auch kleinere Dinge, wie die Arbeit im Meetingraum. Gerade letzterer wird zukünftig eine entscheidende Rolle im Arbeitsalltag spielen. Und das gilt nicht nur für Unternehmen, sondern auch für Hotels, die über Seminar- und Tagungsräume verfügen. Warum das so ist und wie Sie ab sofort den perfekten Meetingraum für Tagungen gestalten, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Perfekter Meetingraum

Andere Wünsche, andere Werte

Wer sein Hotel zukunftsfähig machen möchte, der muss sich – ebenso wie etliche Unternehmen – zwangsläufig an die Wünsche und Bedürfnisse seiner Geschäftskunden und Gäste anpassen. Schon heute zeigt sich deutlich, dass sie die Arbeitswelt von Grund auf verändern und im Job auf ganz andere Dinge Wert legen, als die vorherige Generation der Baby-Boomer und die Generation X. Diese nutzen zwar auch Handys und Apps, agieren jedoch ganz anders damit als die nachfolgenden Generationen Y und Z. Denn statt ins Internet zu gehen, leben letztere darin. Lineares Fernsehen und Lexika sind für sie out – Netflix streamen und Google fragen hingegen sind angesagt. Medien gehören nicht nur zum Alltag der jungen Arbeitskräfte dazu, vielmehr sind sie ihr Alltag. Doch was bedeutet das nun für ihre Arbeitsorte und den Meetingraum der Zukunft?

Um diese Frage zu beantworten, geht es zunächst darum, die Wünsche der Generationen Y und Z zu kennen. Diese legen großen Wert auf eine ausgewogene Work-Life-Balance. Sie möchten mit ihrem Job einen Zweck erfüllen. Sie wollen Teil eines gut funktionierenden und harmonischen Teams sein. Und sie möchten ihre Kernkompetenzen im digitalen Bereich effizient einsetzen. Auf den Meetingraum übertragen heißt das: Junge Geschäftskunden erwarten mehr als bequeme Sitzplätze und eine gute Sicht auf den Vortragenden oder den Gesprächsleiter. Interaktion, Digitalisierung, Flexibilität und Ökologie lauten deswegen die Stichpunkte, auf deren Grundlage Sie Ihren Meetingraum ein- und ausrichten sollten.

Der Meetingraum als Smart Room

Fest steht, die Digitalisierung verändert nicht nur die Nutzung von Hard- und Software der arbeitenden Bevölkerung, sondern auch deren Meeting-Formate. Denn trotz aller Möglichkeiten, wie E-Mails, Chats und Video-Konferenzen, bleibt die Face-to-Face-Kommunikation in der alltäglichen Arbeitswelt nach wie vor unersetzlich. Doch um den Bedürfnissen der neuen Generationen zu genügen, muss sie sich massiv verändern. Nur so kann sie dauerhaft den Zweck eines möglichst effektiven Outputs erfüllen. Für Sie als Hotelier bedeutet das, die Infrastruktur Ihrer Tagungsräume weiterzuentwickeln und diese an die digitalen Anforderungen der Zukunft anzupassen. Denn nur so kann ein optimaler Meetingraum entstehen.

Nun geht es darum, den Meetingraum der Zukunft schon heute in die Realität umzusetzen. Dafür ist es empfehlenswert, sich an den Punkten Interaktion, Digitalisierung, Flexibilität und Ökologie zu orientieren. Höchste Priorität hat dabei der Faktor Digitalisierung. Der perfekte Meetingraum für Tagungen, Seminare oder Besprechungen sollte über eine umfassende mediale Einrichtung auf neuestem Stand der Technik verfügen. Interaktive Bildschirme und Virtual-Reality-Applikationen, ein guter Internetzugang via WLAN und eine einfache Vernetzung mobiler Endgeräte (Stichwort Internet of Things) gehören dabei fest zur Ausstattung. Achten Sie darauf, dass Ihr Meetingraum einen störungsfreien Gebrauch aller Medien ermöglicht und seine Nutzer somit unterstützt, ihre Arbeit noch effektiver zu gestalten. Mit anderen Worten: Machen Sie aus Ihrem Meetingraum einen Smart Room auf höchstem Stand der Technik. Denn das ist es, was Ihre Geschäftskunden 2019 wollen.

Mehr ist mehr – so vielseitig ist der Meetingraum der Zukunft

Eng in Verbindung mit der Digitalisierung steht auch das Thema Interaktion. Gerade die jungen Arbeitnehmer der Generationen Y und Z legen viel Wert auf ein harmonisches Miteinander und die effektive Arbeit im Team. Deswegen sollte Ihr Meetingraum so eingerichtet sein, dass er reibungslose und unkomplizierte Interaktionen zwischen den Teilnehmern einer Besprechung oder eines Vortrags ermöglicht. Stuhlreihen wie in der Universität? Haben im Meetingraum der Zukunft nichts zu suchen. Setzen Sie auf eine offene Gestaltung der Räumlichkeit und eine Anordnung der Sitzgelegenheiten, die es allen Teilnehmern ermöglicht, sich gegenseitig anzuschauen und aufeinander zu reagieren.

Multifunktionalität und Flexibilität sind in diesem Zusammenhang die Zauberwörter für Ihren perfekten Meetingraum. Bieten Sie den Teilnehmern Ihrer Seminare oder Besprechungen nicht nur eine Vielzahl an technischen Möglichkeiten, um sich untereinander zu vernetzen und mit dem World-Wide-Web zu verbinden. Bauen Sie zusätzlich auf eine Gestaltung des Tagungsraums als eine Art Wohlfühloase – Stichwort: Work-Life-Balance. Denn das Motto „Leben, um zu arbeiten“ ist für die jungen Arbeitskräfte nicht mehr aktuell. Sie möchten, dass sich Anspannung und Entspannung im Job die Waage halten. Der Wohlfühlfaktor Ihres Meetingraums ist deswegen unbedingt zu beachten.

Ökologisch, barrierefrei und nachhaltig

Damit Ihr Meetingraum ein störungsfreies und angenehmes Arbeiten unterstützt, sollten Sie zudem einen großen Wert auf seine optische Gestaltung legen – auch wenn das bedeutet, Locations zu renovieren oder gar neu zu bauen. Neben der Barrierefreiheit kommt es Ihren Geschäftskunden dabei in Zukunft verstärkt auf eine ökologische und nachhaltige Einrichtung ein. Nutzen Sie bei der Wahl Ihrer Einrichtungsgegenstände sowie bei der Gestaltung von Wänden und Boden deswegen Materialien, die hohen nachhaltigen und ökologischen Standards entsprechen.

Um ein optimales Arbeiten in Ihrem Meetingraum zu ermöglichen, bietet es sich zudem an, ein ausgefeiltes Lichtkonzept zu integrieren. Ist dieses an Tageszeiten und persönliche Stimmungen anpassbar, hilft es bei der Aufrechterhaltung der Konzentration aller Meeting-Teilnehmer. Das wiederum fördert ein effektives und gewinnbringendes Arbeiten sowie die Zufriedenheit Ihrer Gäste bzw. Geschäftskunden. Und Zufriedenheit ist einer der wichtigsten Faktoren, um Ihr Hotel zukunftsfähig zu machen.