Zeit gehört zu den wertvollsten Ressourcen der Menschen. Keine Frage, dass sie sinnvoll gefüllt sein will. Das führt zu Produktivität und Zufriedenheit. Zeitverschwendung hingegen bedeutet Unzufriedenheit durch Unproduktivität. Das gilt im Beruf noch mehr als im Privatleben. Hier erhöhen effektive Meetings die Produktivität und produktivere Meetings führen zu besseren Entscheidungen. Eine wichtige Rolle spielt dabei die Konferenzraum-Einrichtung. Auf welche fünf Dinge Sie dabei unbedingt achten sollten, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Konferenzraum-Einrichtung © 2M media / shutterstock.com
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Der Konferenzraum als entscheidender Faktor

Führungskräfte verbringen 33 Prozent ihrer Arbeitszeit in Meetings, von denen sie 67 Prozent als unproduktiv empfinden.

Zu diesem Ergebnis kam jüngst eine Studie von Lindberg International, in der das Marktforschungsinstitut 500 Präsentatoren befragt hat. In vielen Fällen liegt die Ursache für diese Unproduktivität in der Konferenzraum-Einrichtung. Empfinden Teilnehmer einer Konferenz, eines Seminars oder eines Meetings diese nicht ansprechend, so wirkt sich das maßgeblich auf die ganze Besprechung aus – und zwar nicht im positiven Sinne. Doch das muss nicht sein.

Mit diesen fünf einfachen Tipps heben Sie Ihre Konferenzraum-Einrichtung auf ein neues Level und sorgen für außergewöhnliche Meeting-Erlebnisse.

1. Achten Sie auf eine einheitliche und komfortable Raumausstattung

Eines vorweg: Egal wie klein Ihr Tagungshotel ist, einen Konferenzraum sollten Sie immer haben. Denn spätestens, wenn Geschäftsreisende oder Business Kunden in Ihr Hotel kommen, brauchen Sie einen offiziellen Raum, in dem Ihre Gäste Besprechungen abhalten und arbeiten können. Dieser ist auf gewisse Weise ein Aushängeschild, zeigt er doch vieles darüber, wie Sie Ihre Rolle als Tagungshotel wahrnehmen.

Gerade deswegen sollte Ihre Konferenzraum-Einrichtung Professionalität ausstrahlen. Was dabei als erstes ins Auge des Betrachters bzw. des Besuchers springt, ist die Möblierung.

Billigmöbel oder improvisierte Lösungen haben in einem professionellen Besprechungsraum nichts zu suchen.

Eine einheitliche Bestuhlung hingegen weckt einen guten ersten Eindruck, strahlt sie doch Ordnung und Konsequenz aus. Das wirkt vertrauenserweckend.

Gleiches gilt für den Tisch. Er ist das Herzstück des Besprechungsraumes und macht einen ganz wesentlichen Teil der Konferenzraum-Einrichtung aus. Hier können Sie punkten, wenn Sie zugunsten eines ansprechenden Designs auf Standardlösungen verzichten. Je schöner der Tisch aussieht, desto lieber möchten sich Ihre Gäste an diesem aufhalten – und desto lieber arbeiten sie daran.

Auch ein Pluspunkt in Sachen Konferenzraum-Einrichtung sind ergonomische Stühle. Sie bieten Komfort beim Sitzen und steigern darüber die Konzentration sowie die Produktivität der Meeting-Teilnehmer. Das wiederum trägt maßgeblich zur Effektivität einer Besprechung oder einer Konferenz bei.

Ebenfalls wichtig: die Sicht auf Ihre Konferenzraum-Technik. Alle Teilnehmer eines Meetings sollten sie ohne Einschränkung sehen können, um optimal zu arbeiten.

2. Mit Tageslicht die Konferenzraum-Einrichtung verbessern

Licht braucht der Mensch wie Nahrung und Schlaf. Es steht für das Leben, Gesundheit und Wohlbefinden und beeinflusst alle drei von ihnen entscheidend. Das gilt auch im Zusammenhang mit Ihrer Konferenzraum-Einrichtung.

Optimale Lichtverhältnisse wirken sich massiv auf die Effektivität von Meetings aus.

Andersherum macht zu wenig Licht müde und unkonzentriert. Das begünstigt Fehler und Unproduktivität – und das mag niemand gern. Natürliches Licht lautet an dieser Stelle die Lösung.

Planen Sie bei Ihrer Konferenzraum-Einrichtung deswegen in jedem Fall mit Tageslicht oder Tageslicht-Lampen. Das ist nicht nur entspannter und gesünder für die Augen, sondern hält gleichzeitig wach. Je wacher der Mensch ist, desto besser kann er sich konzentrieren. Für effektive Meetings ist das entscheidend.

Ebenfalls förderlich ist ein Lichtkonzept, das sich flexibel an Tageszeiten anpassen lässt. Auch Jalousien sind ein wichtiger Faktor der Konferenzraum-Einrichtung, sorgen sie doch dafür, dass Sonnenlicht nicht blendet und dass sich der Raum nicht aufheizt.

Konferenzraum-Einrichtung © canonzoom / shutterstock.com
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3. Wohlfühltemperaturen für besseres Arbeiten

Apropos aufheizen – auch die Temperatur im Konferenzraum wirkt sich auf die Produktivität und Effektivität von Meetings aus. Denn sowohl Hitze als auch Kälte sind nicht gerade förderlich für ein gutes Arbeiten.

So haben Wissenschaftler der Universitäten in Berkeley und Helsinki herausgefunden, dass Temperaturen zwischen 21°C und 22°C optimal sind für produktives Arbeiten. Alles, was darüber oder darunter liegt, stört auf lange Sicht die Konzentration und führt zu unproduktiven Meetings.

Gleiches gilt für die Luft im Meetingraum: Frische Luft hält auch die Köpfe frisch. Deswegen sollten Sie im Zusammenhang mit Ihrer Konferenzraum-Einrichtung Heizung und Belüftungskonzept nicht außer Acht lassen.

4. Die Konferenzraum-Technik muss einwandfrei funktionieren

Je moderner, flexibler und intuitiver bedienbar die Konferenzraum-Technik ist, desto mehr Professionalität strahlt sie aus. Doch hierbei kommt es nicht auf die Quantität Ihrer angebotenen Technologien an, sondern vielmehr auf die Qualität.

Viel hilft viel? Nicht in Sachen Konferenzraum-Einrichtung. Denn mit zunehmender Zahl technischer Geräte, die Sie in Ihren Meetingraum stopfen, steigt auch die Anzahl möglicher Probleme: Kompatibilitätsprobleme, leere Akkus, vom Kabelsalat ganz zu schweigen. Produktive Meetings sehen anders aus.

Eine gute Technik ist untrennbar mit der Konferenzraum-Einrichtung verbunden.

Die Lösung liegt deswegen in einer modernen, intuitiven und flexiblen Technik, die viele Systeme in einem vereint.

Mit anderen Worten: Auf der sicheren Seite sind Sie mit einer All-in-one-Lösung. Diese vereint alle nötigen technischen Geräte, wie Beamer, Screen und Lautsprecher, in nur einem Gerät.

Hinzu kommt, dass sich alle Meeting-Teilnehmer auf diese Weise mit nur einem System verbinden müssen und dann flexibel wählen können, welche Technik & Tools sie wann benötigen. Das spart den Nutzern Zeit und fördert ein effizientes sowie komfortables Arbeiten – ein riesiger Pluspunkt in Sachen Zeiteffizienz.

Denn, und damit schließt sich der Kreis, Teilnehmer eines Meetings oder einer Konferenz möchten nicht das Gefühl haben, ihre Zeit zu verschwenden. Ihnen kommt es darauf an, einen optimalen Output ihrer Tätigkeiten zu generieren. Und dafür sind diese auf Ihre Konferenzraum-Einrichtung angewiesen.

5. Garantieren Sie eine gute Konnektivität

Neben der Vermeidung von Kompatibilitätsproblemen sollten Sie auch darauf achten, dass das Internet reibungslos funktioniert. Hier bietet es sich an, bei der Konferenzraum-Einrichtung auf WLAN zu setzen. Mit entsprechenden Signalverstärkern geben Sie allen Meetingteilnehmern den Zugriff auf ein funktionierendes Internet. Für effektive Meetings ist das ein wesentlicher Faktor.

Konferenzraum-Einrichtung und Technik sollten aufeinander abgestimmt sein.

Dennoch, die tollsten Technologien nützen nichts, wenn sie nicht auf die Gegebenheiten des Raumes abgestimmt sind.

Denn Ton und Bild sind immer nur so gut, wie der Raum, in dem sie zum Einsatz kommen.

So sollten die genutzten Technologien auch für die jeweilige Raumgröße ausgelegt sein, damit Raumakustik und Signalübertragung nicht an ihre Grenzen stoßen. Für effiziente Meetings ist das entscheidend.