Ein guter Konferenzraum ist die Basis für geschäftlichen Erfolg. Das gilt insbesondere für Tagungshotels. Denn die Wünsche und Anforderungen der Tagungsgäste lassen sich nur erfüllen, wenn die Meetingräume für verschiedenste Nutzungen ausgelegt sind und über eine optimale Konferenzraum-Technik verfügen. Hinzu kommt, dass letztere entscheidend ist für ein nachhaltiges Energie- und Kostenmanagement. Worauf es bei einer modernen Konferenzraum-Technik ankommt und wie Sie diese einfach optimieren können, lesen Sie in diesem Beitrag.

Konferenzraum Technik © worawit_j/shutterstock.com
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Alte Technik kostet Energie und Geld

Generell gilt: Je älter die Konferenzraum-Technik, desto teurer. Denn veraltete Systeme verbrauchen einiges an Energie, die wiederum die Stromkosten in die Höhe treibt. Nehmen wir einmal das Beispiel Beamer. Damit dieser Bilder auf eine Leinwand projizieren kann, benötigt er eine leistungsstarke Lichtquelle. Die dafür verwendeten Lampen haben in der Regel einen durchschnittlichen Verbrauch von rund 200 bis 300 Watt. Im Vergleich zu anderen elektronischen Geräten, wie z.B. Notebook oder Tablet, ist das eine Menge Energie. Hinzu kommen die Endgeräte, an die der Beamer angeschlossen ist. In Summe gesehen, ist die Energiebilanz so alles andere als nachhaltig und kostengünstig.

Setzen Sie bei der Wahl Ihrer Konferenzraum-Technik auf ein umfassendes Gesamtpaket.

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Um diese unnötige Menge an Stromkosten zu vermeiden, bietet es sich an, auf eine Technologie zu setzen, die sämtliche Geräte in einem System vereint. Stellen Sie Ihren Tagungsgästen beispielsweise ein Gerät zur Verfügung, das Beamer, Screen und Lautsprecher in nur einem System vereint. Das ermöglicht seinen Nutzern ein komfortables Arbeiten. Ein weiterer Pluspunkt: Sie können ganz auf Papier verzichten, was in Sachen Nachhaltigkeit und Umweltbewusstsein nicht unwichtig ist. Auf lange Sicht gesehen, sind Sie damit in jedem Fall auf der sicheren Seite, geht der Trend doch offensichtlich in Richtung papierloses Arbeiten.

Das gilt auch für Tagungshotels und ihre Gäste. Generell empfiehlt es sich also, bei der Wahl Ihrer Konferenzraum-Technik auf ein umfassendes Gesamtpaket zu setzen.

Mit Vielfalt in Sachen Konferenzraum-Technik überzeugen

Sicher haben Sie in Ihrem Alltag im Tagungshotel schon einiges erlebt: Denn nicht alle Tagungsgäste sind gleich, und nicht jede Gruppe hat die gleichen Anforderungen an ihre Meetings. Außerdem benötigt nicht jeder Gast die gleiche Konferenzraum-Technik. Deswegen sollten Sie unbedingt darauf achten, dass Sie allen Meetingprofilen ihren Raum geben. Ob reine Präsentation, Multimedia-Session, Brainstorming-Sitzung oder interaktiver Gruppenarbeit – Ihre Aufgabe ist es, für alle Anforderungen eine Technik zur Verfügung zu stellen, die jeder Gruppe gerecht wird. Womit Sie wieder beim Thema Energieeffizienz und Nachhaltigkeit wären. Denn je mehr Sie an Technik auffahren, desto mehr Strom verbrauchen Sie und desto höher steigen Ihre Kosten.

Stelllen Sie für alle Anforderungen eine Technik zur Verfügung, die jeder Gruppe gerecht wird.

Doch das muss nicht sein. Sofern Sie auf eine Konferenzraum-Technik setzen, die eine All-in-One-Lösung darstellt. Diese vereint alle nötigen technischen Geräte und Moderationstools bei gleichzeitig geringem Energieverbrauch. So sind Sie in Sachen Nachhaltigkeit und Kostenersparnis auf der richtigen Seite. Hinzu kommt, dass sich Ihre Gäste auf diese Weise ganz einfach mit nur einem System verbinden müssen und dann flexibel wählen können, welche Technik und welches Tool sie wann benötigen. Das spart Zeit und fördert ein effizientes Arbeiten.

Das Meeting als Erlebnis – die richtige Konferenzraum-Technik entscheidet

Gerade die Einbindung audiovisueller Medien sowie vernetzte Techniken gewinnen in Meetings und Tagungen zunehmend an Bedeutung. Doch die tollsten Bilder nützen nichts, wenn die Konferenzraum-Technik nicht funktioniert. Für effektive Meetings und zufriedene Tagungsgäste ist es deswegen absolut notwendig, dass die von Ihnen bereitgestellten Systeme einwandfrei funktionieren.

Je mehr Endgeräte, desto wichtiger sind Energiemanagement und Nachhaltigkeit.

Übrigens: Frontalunterricht in Meetings ist ebenso out wie eine veraltete Konferenzraum-Technik. Tagungsgäste von heute sind aktive Teilnehmer. Sie wirken mit ihren Smartphones, Tablets und Netbooks an der Gestaltung der Meetings mit. Achten Sie deswegen bei der Gestaltung Ihrer Tagungsräume darauf, dass sie einen kommunikativen Austausch mit Netzwerkcharakter begünstigen.

Je mehr Endgeräte jedoch im Einsatz sind, desto wichtiger gestalten sich die Themen Energiemanagement und Nachhaltigkeit. Auch hier sind Sie auf dem richtigen Weg, wenn Sie auf eine flexible All-in-One-Lösung setzen. Diese ermöglicht allen Teilnehmern eine reibungslose Verbindung mit dem eigenen Endgerät und begünstigt gleichzeitig einen akzeptablen Energieverbrauch.

Kabelsalat vermeiden und mit Wireless-Technologien gewinnen

Apropos reibungsloses Verbinden – achten Sie bei Ihrer Konferenzraum-Technik unbedingt auf kabellose Technologien. Das begünstigt eine dynamische Nutzung des von Ihnen bereitgestellten Systems und steigert seine allgemeine Akzeptanz. Zudem ermöglichen Wireless-Technologien eine flexiblere Raumgestaltung, ist doch kein Teilnehmer an einen bestimmten Sitzplatz gebunden. Platzieren Sie Ihre Konferenzraum-Technik auch deswegen so, dass sie strategisch günstig steht und ein effizientes Arbeiten ermöglicht. Raumgestaltung und audiovisuelle Medien sollten unbedingt aufeinander abgestimmt sein. Schließlich kann erstere die von Ihnen installierte Konferenzraum-Technik entscheidend unterstützen.

Das beginnt bereits bei einfachen Dingen, wie zum Beispiel der Bildqualität und der Tonwiedergabe. Denn ein Konferenzraum unterscheidet sich maßgeblich von einem normalen Arbeitsplatz im Büro. Je größer Ihr Meetingraum ist, desto wichtiger ist die Akustik. Das heißt, die Tonwiedergabe ist nur so gut, wie es der Raum zulässt.

Raumakustik, Optik und Signalübertragung eine entscheidende Rolle für ein effektives und effizientes Arbeiten.

Gleiches gilt für die Bildqualität Ihrer Displays und Bildschirme. Diese sind nur so gut, wie es die Lichtqualität im Raum zulässt. Achten Sie deswegen immer auf eine Platzierung Ihrer Konferenzraum-Technik, die optimale Bilder und einen guten Ton ermöglicht. Schließlich spielen Raumakustik, Optik und Signalübertragung eine entscheidende Rolle für ein effektives und effizientes Arbeiten.

Tun Sie Gutes …

… und sprechen Sie darüber. Immerhin sind Nachhaltigkeit und Corporate Social Responsibility (CSR) seit Jahren hochaktuelle Themen. Auch hier ist eine moderne Konferenzraum-Technik, wie beispielsweise eine All-in-One-Lösung, ein toller Weg, um Energie zu sparen – Stichwort: Ressourcenschonung. Denn ein solches digitales System stellt eine gute Lösung für die Arbeit ohne Papier dar. Und digitales, papierloses Arbeiten bedeutet weniger analogen Ressourcenverbrauch. In Sachen Umweltschutz und CSR ist das ein entscheidender Faktor, der die Nachhaltigkeit Ihrer Konferenzraum-Technik in jedem Fall fördert.