Der perfekte Kunde ist ein Wiederholungstäter. Denn was sich Unternehmen, Dienstleister und Einzelhändler branchenunabhängig wünschen, ist ein Konsument, der ihre Produkte und Leistungen mehr als einmal in Anspruch nimmt. Das gilt auch für die Hotelbranche. Gerade in Bezug auf Tagungsgäste kommt es hier darauf an, besonders gute Meeting-Erlebnisse zu schaffen. Entscheidend dabei ist die richtige Tagungstechnik. Worauf Sie in diesem Zusammenhang unbedingt achten sollten und was Sie für das perfekte Meeting-Erlebnis benötigen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Tagungstechnik © UfaBizPhoto/shutterstock.com
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Alles steht und fällt mit dem Internet

Drei Sekunden können entscheidend sein – wenn es um die Schnelligkeit einer Internetverbindung geht. Studien zufolge verlassen nämlich rund 40 Prozent der Nutzer eine Webseite, wenn deren Ladezeit mehr als drei Sekunden beträgt. Das sollten Sie bei der Wahl Ihrer Tagungstechnik unbedingt berücksichtigen. Denn wenn die von Ihnen verwendete Hard- und Software auf das Internet angewiesen ist, sollte dieses schnell und reibungslos funktionieren. Und auch Ihre Tagungsgäste erwarten eine optimale Geschwindigkeit des von Ihnen zur Verfügung gestellten Internets. Nur so können sie problemlos auf alle Funktionen des World Wide Web zugreifen und zufriedenstellende Arbeitsergebnisse erreichen.

In Zusammenhang mit dem Internet steht zudem das Thema Zeiteffizienz. Denn auch ohne die technischen Vorteile eines festen Büros ist es Ihren Tagungsgästen daran gelegen, einen optimalen Output ihrer Tätigkeiten zu generieren. Und dafür sind diese auf Sie und Ihre Tagungstechnik angewiesen. Achten Sie deswegen darauf, dass sämtliche Hard- und Software einen einfachen und schnellen Zugang für Ihre Gäste ermöglicht. Das spart diesen einiges an wertvoller Arbeitszeit und beugt Frustration wegen nicht funktionierender Technik vor. Für ein tolles Meeting-Erlebnis ist das entscheidend.

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Begeistern Sie mit flexibler Tagungstechnik

Einfach, schnell und flexibel lauten die Eigenschaften, die Ihre Tagungstechnik im besten Fall charakterisieren sollten. Sorgen Sie deswegen dafür, dass Ihre Tagungsgäste ohne aufwändige Installationen oder Downloads auf die gewünschte Technik zugreifen und diese benutzen können. Hier bietet es sich an, auf Cloud-basierte Techniken zurückzugreifen. Diese erfordern in der Regel weder einen Software-Download noch eine Installation von notwendigen Programmen. Vielmehr überzeugen Cloud-Lösungen mit schnellen und sicheren Zugängen. So kann sich jeder Ihrer Tagungsgäste schnell und einfach über sein persönliches Endgerät mit Ihrer Tagungstechnik verbinden – ein wichtiger Punkt in Sachen gutes Meeting-Erlebnis.

Einfach, schnell und flexibel lauten die Eigenschaften, die Ihre Tagungstechnik charakterisieren sollten.

Ein weiterer Vorteil in Bezug auf eine cloudbasierte Tagungstechnik ist das Thema Datenspeicherung. Diese gestaltet sich mittels Cloud ebenfalls einfach und unkompliziert. Alle Daten, die Ihre Tagungsgäste speichern möchten, lassen sich so in der Cloud ablegen, dass sie auch nach Verlassen des Meetingraums bzw. des Hotels abrufbar sind – natürlich entsprechend verschlüsselt gesichert, damit nur berechtigte Personen darauf zugreifen können. Und auch in Sachen Kompatibilität können Sie mit einer Cloud-Lösung nur gewinnen. Denn Kompatibilitätsprobleme treten hier nicht auf, erfolgt der Zugang doch via Internet (Stichwort: Flexibilität). An dieser Stelle schließt sich der Kreis zum ersten Punkt: schnelles Internet. Für ein optimales Meeting-Erlebnis sollten Sie deswegen so viel Wert wie möglich auf eine gute Internetverbindung legen.

Je besser die Tagungstechnik, desto besser das Meeting-Erlebnis

Nichts ist in einem Meeting nerviger als veraltete, nicht funktionierende Technik. Um Ihren Tagungsgästen zu bestmöglichen Meeting-Erlebnissen zu verhelfen, sollten Sie deswegen in hochwertige Technik investieren. So sorgen Sie dafür, dass alles reibungslos läuft und dass Ihre Gäste zufrieden und erfolgreich arbeiten können. Ebenfalls empfehlenswert ist in diesem Zusammenhang auch das Angebot eines technischen Supports. Bieten Sie Ihren Tagungsgästen bei Bedarf einen kompetenten Techniksupport, der im Zweifel bei Problemen helfen kann. Wichtig ist an dieser Stelle nur, dass es sich um einen echten Fachmann handelt, der genau weiß, welche Schwierigkeiten er wie lösen kann. So liefern Sie Ihren Gästen ein Rund-um-sorglos-Paket.

Um Ihren Tagungsgästen zu bestmöglichen Meeting-Erlebnissen zu verhelfen, sollten Sie in hochwertige Technik investieren.

Fest steht, nicht alle Tagungsgäste sind gleich und nicht jede Gruppe hat die gleichen Anforderungen an ihre Meetings. Hinzu kommt, dass nicht jeder Gast die gleiche Tagungstechnik benötigt. Achten Sie deswegen darauf, allen Meetingprofilen Raum zu geben. Ob reine Präsentation, Multimedia-Session, Brainstorming-Sitzung oder interaktive Gruppenarbeit – stellen Sie eine Technik zur Verfügung, die jeder Aufgabe gerecht wird. Im Idealfall setzen Sie auf auf eine Tagungstechnik, die eine All-in-One-Lösung darstellt. So müssen Ihre Gäste sich mit nur einem System verbinden und können dann flexibel wählen, welche Technik sie wann benötigen. Das spart Zeit und kreiert tolle Meeting-Erlebnisse.

Das sollten Sie auf keinen Fall vergessen

Seit geraumer Zeit steht fest, dass der Trend in Richtung papierloses Arbeiten geht. Und wer hat schon Lust, für ein Meeting Unmengen an Haftnotizen, Karten und Markern mit sich zu führen, oder sämtliche Informationen von Whiteboards und Flipcharts abzuschreiben? Auch hier können Sie Ihren Tagungsgästen mit Ihrer Tagungstechnik eine erhebliche Erleichterung bieten. Stellen Sie Ihnen beispielsweise ein Gerät zur Verfügung, das Beamer, TV, Leinwand und Lautsprecher in nur einem System ist. Das ermöglicht Ihren Gästen ein komfortables und papierloses Arbeiten – ganz ohne Berge von Haftnotizen und Stiften.

Stellen Sie ein Gerät zur Verfügung, das Beamer, TV, Leinwand und Lautsprecher in nur einem System ist.

Generell empfiehlt es sich also, bei der Wahl Ihrer Tagungstechnik auf ein umfassendes Gesamtpaket zu bauen. Achten Sie auf einen reibungslosen Zugang zum Internet und überzeugen Sie mit Schnelligkeit, unkomplizierter und flexibler Nutzung sowie mit einer Ausstattung auf neuestem technischen Stand. Damit ermöglichen Sie Ihren Tagungsgästen ein Arbeiten ohne Probleme und kreieren bestmögliche Meeting-Erlebnisse. So werden Ihre Gäste bei der Buchung Ihres Hotels garantiert zu Wiederholungstätern.