Mehr unterwegs als Zuhause? Für viele Geschäftsreisende ist das die Realität, wenn nicht sogar Alltag. Sie leben und arbeiten in den Hotels dieser Welt. Umso wichtiger ist es für sie, sich auch in einem Hotel zuhause fühlen zu können. Deswegen ist es für Top Tagungshotels wichtig, sich in Bezug auf Service und Ausstattung von anderen Hotels abzuheben. Auf welche fünf Punkte Sie achten sollten, damit auch Ihr Hotel zu den Top Tagungshotels für Geschäftsreisende gehört, verraten wir in diesem Beitrag.

© Jacob Lund /shutterstock.com
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Erfolgsfaktor umfassendes Angebot

Mehr ist mehr? In Sachen Top Tagungshotels gilt das auf jeden Fall. Das Standardprogramm aus Bett und Frühstück reicht nicht aus, um Geschäftsreisende zu überzeugen. Worauf es ankommt, sind kleine zusätzliche Services und Extras in der Ausstattung Ihres Hotels. Sie geben dem Gast das Gefühl, dass Ihnen an seinem Wohlbefinden gelegen ist und sorgen für Zufriedenheit. Was konkret damit gemeint ist, zeigen Ihnen die folgenden fünf Punkte.

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1. Reibungslose Hard- und Software-Nutzung

Können Sie sich vorstellen, was zu den wichtigsten Auswahlkriterien eines Tagungsgastes gehört? Es sind Steckdosen.

In einer aktuellen Studie hat das Fraunhofer IAO herausgefunden, dass 90 Prozent der Befragten extrem viel Wert auf ausreichend Steckdosen in Hotelzimmern und Tagungsräumen legen.

Wollen Sie also zu den Top Tagungshotels gehören, sparen Sie nicht an der Ausstattung Ihrer Räume mit Steckdosen. Denn gerade Tagungsgäste haben in der Regel mehr als ein elektronisches Gerät dabei, das sie den ganzen Tag zum Arbeiten benötigen. Ebenfalls große Wichtigkeit, so die Studie des Fraunhofer IAO, legen Geschäftsreisende und Tagungsgäste auf kostenloses und schnelles Internet. Dabei sollte das WLAN nicht nur in Ihren Meetingräumen verfügbar sein, sondern in allen Bereichen des Hotels.

Das sowie eine gute Qualität des Signals garantieren optimale Arbeitsbedingungen – und die sind essenziell, um zu den Top Tagungshotels zu zählen. Außerdem sollten Sie darauf achten, Ihren Gästen Hardware, wie Drucker oder Scanner, zur Verfügung stellen.

2. Offene Arbeitsbereiche

Die Zeiten des typischen Nine-to-Five-Jobs sind in den meisten Branchen vorbei. Und gerade für Geschäftsreisende ist es besonders schwierig, feste Arbeitszeiten einzuhalten. Oftmals finden die wichtigsten Gespräche nach der Arbeit im geselligen Beisammensein statt. Deswegen setzten Top Tagungshotels auf eine offene Gestaltung ihrer Lobbys. In Anlehnung an Coworking richten sie sogenannte Public Spaces ein, in denen arbeiten und entspannen gleichzeitig stattfinden kann. Nutzbar als Arbeitsplatz, für gemeinsame Meetings und Gespräche, als Ort zum Entspannen oder als Café, bieten Top Tagungshotels so eine Atmosphäre, in der Geschäftsreisende beliebig zwischen Arbeit und Freizeit wechseln können. Das begünstigt den kreativen Austausch sowie ein entspanntes Arbeiten und gibt die Möglichkeit zur ungezwungenen Kommunikation.

Die Lobby als Coworking-Space – ein wichtiges Auswahlkriterium für Tagungsgäste und ein entscheidender Faktor für Top Tagungshotels.

3. Geräumige und funktionale Zimmer

Hotelzimmer © Sompetch Khanakornpratip/shutterstock.com
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Apropos Leben und Arbeiten: Die Work-Life-Balance ist gerade für Tagungsgäste wichtig, die viel unterwegs sind. Während andere Arbeitnehmer den Abend mit Familie und Freunden verbringen, haben Geschäftsreisende diese Möglichkeit oft nicht. Sie verbringen dagegen viel Zeit unterwegs. So nutzen sie ihr Hotelzimmer nach der Arbeit entweder dazu, wichtige Aufgaben nachzuarbeiten, oder mit ihrer Familie zu kommunizieren, zum Beispiel über Videotelefonie. Ein leistungsfähiges WLAN ist in beiden Fällen unverzichtbar. Ebenso wichtig sind geräumige Zimmer mit einem funktionalen Arbeitsplatz und einem bequemen Stuhl. Weitere Extras können den Aufenthalt für den Gast noch angenehmer gestalten. Das können zum Beispiel ein Wasserkocher oder eine Kaffeemaschine auf dem Zimmer sein, um dem Gast eine flexible Versorgung mit Kaffee und Tee zu ermöglichen. Für Top Tagungshotels ein vergleichsweise kleiner Aufwand mit maximaler Wirkung. Sauberkeit und eine ruhige Atmosphäre sollten selbstverständlich Standard sein.

4. Hochwertig ausgestattete Tagungsräume

Ganz besonders wichtig für Ihre Tagungsgäste sind die Ausstattung und Gestaltung Ihrer Tagungsräume. Hier verbringen die Geschäftsreisenden die meiste Zeit des Tages. Sie halten Meetings und Seminare ab, geben Vorträge oder machen einfach ein ausgiebiges Brainstorming. Keine Frage, dass dafür in den Top Tagungshotels eine Top Technik vorhanden sein muss. Denn individuelle Meeting-Erlebnisse bei gleichzeitig effizienter und gewinnbringender Arbeit entstehen nur, wenn die bereitgestellte Technologie alle Anforderungen der Gäste erfüllt. Mit anderen Worten: Digitale Meeting-Technologien sind entscheidend für ein Top Tagungshotel.

Auf der sicheren Seite sind Sie, wenn Sie auf moderne, schnelle und vielseitig nutzbare Systeme setzen, denn Top Tagungshotels sind vor allem eines – sie sind smart! Konkret bedeutet das:

Ein perfekter Meetingraum für Tagungen, Seminare oder Workshops sollte über ein umfassendes technisches Angebot auf neuestem Stand verfügen. Interaktive Bildschirme, ein guter Internetzugang via WLAN und eine einfache Vernetzung mobiler Endgeräte sind an dieser Stelle ein Muss.

Achten Sie in dem Zusammenhang unbedingt darauf, dass Ihre Tagungsräume einen störungsfreien Gebrauch aller Medien ermöglichen und alle Nutzer unterstützen, ihre Arbeit noch effizienter zu gestalten. Hier empfiehlt es sich, eine Technologie zu nutzen, die alle nötigen technischen Geräte und Moderationstools in einem System vereint. Top Tagungshotels stellen ihren Tagungsgästen gerne ein Gerät zur Verfügung, das Beamer, TV, Leinwand und Lautsprecher in nur einem System anbietet. Ein zusätzlicher Pluspunkt: Kompatibilitätsprobleme gehören damit der Vergangenheit an.

Neben E-Mails, Videokonferenzen oder Live-Chats hat die Face-to-Face-Kommunikation weiterhin einen hohen Stellenwert. So sollte die Gestaltung und Einrichtung Ihrer Tagungsräume eine interaktive Zusammenarbeit und einen reibungslosen Austausch aller Teilnehmer begünstigen. Das verschafft Tagungsgästen optimale Austausch- und Zusammenarbeitsprozesse und ermöglicht ein komfortables Arbeiten. Effektives Arbeiten mit modernen Technologien lautet deswegen eines der Erfolgsgeheimnisse von Top Tagungshotels.

5. Die Standards sollten stimmen für eine reibungslosen Ablauf

Ausreichend Parkplätze in unmittelbarer Hotelnähe, flexible Frühstückszeiten sowie ein unkomplizierter Check-In bzw. Check-Out stehen ebenfalls ganz oben auf der Prioritätenliste von Top Tagungshotels. Gerade Geschäftsreisende kommen oftmals außerhalb der üblichen Check-In-Zeiten an oder verlassen das Hotel später, als normal. Vor allem für das Ein- und Auschecken (und für alltägliches Arbeiten wie Buchungs- und Zahlungsvorgänge) ist es von Vorteil, auf die Arbeit mit einer cloud-basierten Betriebsführungssoftware zurückzugreifen. Diese bietet unbegrenzten Speicherplatz für Daten und ermöglicht es dem Nutzer, seinen Bedarf flexibel zu skalieren. Eine Investition in neue Hardware ist dabei nicht nötig. Zudem setzen manche Anbieter auf flexible Kostenmodelle und der Nutzer muss nur das bezahlen, was er tatsächlich verbraucht. Damit ist die Cloud eine kostentransparente und effektive Speichermethode für digitale Daten. Außerdem erfüllen Cloud-Lösungen höchste Standards in Sachen Datensicherheit. Gerade für Top Tagungshotels, die sensible Daten und Informationen zu ihren Gästen verwalten, ist das optimal.

Um zu den Top Tagungshotels zu gehören, ist die technische Ausstattung besonders wichtig. Wenn hier alles reibungslos funktioniert und auf neuestem Stand ist, sind Ihre Gäste garantiert zufrieden – und empfehlen Sie im Idealfall weiter.